От одного ИИ-агента к агентам во всех отделах: как масштабировать

Почему рост от пилота к компании ломается не на технике

Первый агент обычно запускают у одной команды, которая заинтересована и готова разбираться. Всё работает, потому что рядом есть энтузиаст, умеющий поправить роль. Когда агентов становится много, одного такого человека не хватает, и проблемы выходят на уровень организации: непонятно, кто отвечает за правила, кто выдаёт доступы и кто замечает неверные действия агента.

Чаще всего при росте встречаются такие ошибки:

• роль агента из пилотного отдела переносят в другой без разбора его процессов
• доступы выдают широко, чтобы не разбираться, кому что нужно
• у правил нет владельца, и их никто не обновляет
• запускают сразу несколько отделов, и непонятно, где именно что-то сломалось
• сотрудников не учат читать подтверждения, и они соглашаются не вникая

Ошибка первая: перенос роли без доработки

Бухгалтерия, склад и отдел продаж работают с разными документами и называют одно и то же разными словами. Если взять роль помощника менеджера и подставить её закупщику, агент будет предлагать писать клиентам там, где нужно писать поставщикам, и брать не те поля в 1С. Пилотную роль разумнее считать заготовкой: пройдите по ней вместе с будущим пользователем и отметьте, что нужно, что лишнее и чего не хватает.

Ошибка вторая: общие доступы для всех агентов

Агент работает внутри подключённых систем, и его права настраиваются отдельно и не должны выходить за рамки задач сотрудника, которому он помогает. Менеджер видит свои сделки в Битрикс24, а не всю базу компании, а помощник бухгалтера открывает только те разделы 1С, которые нужны для его задач. Общий доступ удобен в первый день, но потом трудно объяснить, почему агент показал сотруднику чужие данные.

Ошибка третья: у правил нет владельца

Процессы меняются: появляется новая форма акта, меняется порядок согласования, приходит другой поставщик. Если правила агента никто не обновляет, он продолжает действовать по старой инструкции, и сотрудники перестают ему доверять. Назначьте в каждом отделе ответственного: он принимает замечания коллег, меняет формулировки роли и сообщает руководителю, что поменялось.

Ошибка четвёртая: запуск во всех отделах одновременно

Соблазн включить агентов сразу везде понятен, особенно когда пилот показал пользу. Но если одновременно меняется работа бухгалтерии, склада и продаж, невозможно понять, какое изменение помогло, а какое создало шум. В белорусских компаниях это заметно в конце месяца: бухгалтерия закрывает период и сверяет электронные счета-фактуры на портале налоговых органов, склад проводит инвентаризацию, и лишняя новизна в эти дни мешает. Подключайте новый отдел в спокойный период и заранее предупреждайте людей, что именно изменится в их работе.

Ошибка пятая: подтверждения превращаются в формальность

Когда агентов много, сотрудники получают много запросов на подтверждение. Если не объяснить, зачем они нужны, человек начинает нажимать согласие не читая, и защита перестаёт работать. Показывайте в запросе то, что действительно важно: кому уйдёт письмо, какая сумма в платеже, какой пункт договора меняется. Обычные безопасные действия агент выполняет сам, чтобы запросов было ровно столько, сколько нужно человеку для решения.

Как расширять по порядку

Добавляйте отделы по очереди и после каждого этапа сверяйтесь с сотрудниками:

1. выберите следующий отдел, где есть повторяющаяся рутина и понятный владелец процесса
2. опишите роль агента вместе с сотрудниками и согласуйте границы
3. подключите только нужные системы и проверьте права
4. пусть агент поработает в режиме черновиков, а человек подтверждает каждое важное действие
5. соберите замечания, поправьте правила и только потом переходите к следующему отделу

Что берёт на себя платформа, а что остаётся за руководителями

В Coagent агент есть у каждого сотрудника, а роль и правила задаются обычными словами, поэтому расширение не упирается в программиста. Решения о границах, подтверждениях и ответственных остаются за руководителями. Платформа помогает быстро повторить то, что уже описано и проверено в соседнем отделе.