Кому подходит ЕРИП и как идут платежи
Оплата через ЕРИП в основном используется физическими лицами и при оказании услуг: абонентские платежи, обучение, членские взносы, коммунальные и подобные начисления. Между юридическими лицами чаще применяют платёжные поручения, поэтому для B2B этот канал обычно не главный. Если в вашей компании есть поступления через ЕРИП, они приходят реестрами, и бухгалтеру нужно сопоставить каждую строку с начислением или договором.
Три способа сверки
| Способ | Подходит, когда | Ограничение |
|---|---|---|
| Вручную по реестру | Платежей немного, начисления простые | Много времени и риск пропустить строку |
| Таблица Excel с формулами | Платежей больше, формат реестра стабилен | Нужен человек, который обновляет правила |
| Агент готовит сопоставление | Много платежей, разные назначения и опечатки в реквизитах | Нужна проверка спорных строк человеком |
| Сочетание способов | Автоматически сверяются простые случаи | Нужно описать, какие случаи считать простыми |
Выбор зависит не от модных технологий, а от объёма и однородности платежей. Если в месяц приходит небольшое число платежей, хватит и ручной сверки. Когда платежей много, а назначения платежей пишутся по-разному, ручная работа превращается в постоянную очередь, и тогда имеет смысл подключать автоматизацию.
Что обычно не сходится
При сверке встречаются одни и те же расхождения. Знать их полезно, потому что именно по ним строятся правила проверки:
- платёж пришёл без указания лицевого счёта или с ошибкой в номере
- один плательщик внёс сумму, покрывающую сразу несколько начислений
- сумма отличается от начисления на небольшую величину, например из-за комиссии
- платёж оплачен, но начисление уже закрыто или отменено
- платёж поступил за день до или после даты, которую ждал учёт
Для каждого типа расхождения стоит заранее решить, кто и в какой срок его закрывает. Тогда сверка заканчивается не просто списком вопросов, а понятным результатом.
Как выстроить сверку в таблице
Простой вариант: реестр поступлений загружается в одну вкладку, начисления из учётной системы в другую, а третья вкладка сопоставляет их по номеру договора или лицевого счёта. Строки, где совпадения нет, подсвечиваются и уходят на ручной разбор. Формат реестра и правила его обработки уточняйте в обслуживающем банке и у бухгалтера, так как они могут меняться.
Какую часть берёт агент
Агент Coagent читает таблицы Excel или Google и данные из 1С через стандартный интерфейс OData, сопоставляет платежи с начислениями и делит строки на три группы: совпали, совпали с небольшой разницей, не удалось найти. По первой группе бухгалтер выборочно проверяет, по остальным принимает решение. Проведение документов в учёте агент не выполняет, это делает сотрудник.
Перед тем как запускать сопоставление, договоритесь о том, какие расхождения допустимы автоматически, а какие всегда уходят человеку.
Как часто нужно сверять поступления через ЕРИП?
Частоту определяет объём платежей и сроки закрытия периода. Чем реже сверка, тем сложнее потом вспомнить причины расхождений, поэтому многие делают её регулярно, по расписанию.
Что делать с платежами без понятного назначения?
Выделить в отдельный список, запросить уточнение у плательщика и, пока ответа нет, держать на отдельном учётном признаке. Агент может подготовить черновик обращения, а отправляет его сотрудник.
Можно ли сверять платежи без программиста?
Да, правила сопоставления описываются обычными словами и проверяются на примерах. Подключение к системам настраивается вместе с клиентом.
Возьмите один реестр поступлений и посмотрите, сколько строк сверяется без ручной работы.