Оговорка: пример отчётности условный
Допустим, в компании из Солигорска работают главный бухгалтер, два сотрудника учёта и директор. Это вымышленный пример, который показывает порядок действий, а не описывает конкретную организацию. Формы, сроки и порядок сдачи отчётности меняются, поэтому уточняйте актуальные требования у бухгалтера или консультанта. Агент в этом сценарии не сдаёт отчётность, а готовит материалы.
Начало периода: порядок в документах
Подготовка к отчётности начинается задолго до последних дней срока. В начале месяца агент проверяет, всё ли поступило в учёт: сравнивает отгрузки и поступления с документами в 1С, показывает контрагентов без отражённых оплат и документы без закрывающих бумаг. Сотрудница учёта получает список и отрабатывает его за несколько рабочих дней.
К этому времени бухгалтерия обычно проверяет:
- все ли электронные счета-фактуры выписаны и получены на портале налоговых органов
- совпадают ли суммы в счетах-фактурах и в учёте
- нет ли документов, проведённых с неверной датой
- по всем ли контрагентам проверен УНП и корректны ли реквизиты
- отражены ли курсовые разницы по валютным операциям на основании курсов Нацбанка
Середина периода: сверка и расхождения
К середине месяца накапливаются расхождения, которые проще исправить сразу. Агент готовит акты сверок для основных контрагентов в виде черновиков писем. Сотрудница проверяет текст и отправляет сама. Если контрагент отвечает расхождением, агент сопоставляет его данные с учётом и показывает, где отличие.
Перед сдачей: сводка для главного бухгалтера
Сбор показателей
Агент выгружает из 1С данные по оборотам, налоговым базам и документам и собирает их в таблицу, привычную для бухгалтера.
Поиск отклонений
Сравнивает показатели с прошлым периодом и выделяет заметные изменения, чтобы бухгалтер проверил их причины, а не нашёл случайно после сдачи.
Проверка человеком
Главный бухгалтер просматривает сводку, уточняет спорные места, принимает решения по неоднозначным операциям и формирует отчётность.
Подписание и сдача
Подписывает и отправляет отчётность ответственное лицо компании. Агент может напомнить о сроке, но не подтверждает и не отправляет отчёт.
Отдельный случай: внешнеэкономические операции
Если компания ввозит товар или продаёт за границу, в сценарий добавляются таможенные документы, договоры с иностранными контрагентами и пересчёт сумм по курсам Нацбанка. Агент помогает собрать комплект: сопоставляет инвойс, договор и платёж, показывает, в каком документе не совпадает сумма или валюта, и напоминает, что осталось оформить. Какие документы нужны и как они отражаются в учёте, определяют действующие правила, поэтому детали подтверждайте у бухгалтера или таможенного брокера.
Хорошая привычка для такого сценария: хранить рядом с каждой внешней сделкой короткую карточку, где записаны контрагент, УНП или иной регистрационный номер, договор, валюта и ответственный сотрудник. Тогда при проверке или сверке не приходится вспоминать, кто вёл сделку.
Что меняется для бухгалтера
Бухгалтер тратит меньше времени на сбор и больше на анализ. Coagent подключается к 1С, почте и таблицам компании и работает внутри них, поэтому данные остаются в системах организации. Роль и права агента задаются обычными словами, а доступ ограничивается теми разделами, которые нужны для подготовки.
Выпишите, какие данные вы вручную собираете перед сдачей отчётности каждый период, и отметьте повторяющиеся шаги.