Как контроль сроков выглядит вручную
Допустим, закупщик ведёт десяток открытых заказов в таблице Excel. Утром он открывает файл, сверяет ожидаемые даты с календарём и вспоминает, кому из поставщиков пора написать. Часть писем уходит вовремя, часть откладывается из-за срочных дел. О сорванной поставке склад узнаёт, когда машина уже должна была приехать.
Отдельная проблема — эскалация. Нет единого правила, когда звонить, когда писать руководителю поставщика, а когда предупреждать отдел продаж о возможной задержке. Каждый закупщик решает по-своему, поэтому реакция на одну и ту же ситуацию получается разной.
Как тот же процесс идёт с агентом
Агент закупщика читает открытые заказы из 1С или таблицы, сверяет даты и заранее готовит напоминания. Накануне срока поставщику готовится вежливый запрос о готовности, и уходит он только после того, как закупщик просмотрел черновик. Если подтверждения от поставщика нет, агент выносит вопрос в утреннюю сводку и предлагает следующий шаг по правилам эскалации.
| Этап | Раньше | С агентом |
|---|---|---|
| Отслеживание сроков | Ручная сверка таблицы | Агент сверяет заказы и показывает риски |
| Напоминание поставщику | Письмо пишется по памяти | Черновик готов, закупщик подтверждает |
| Эскалация | Решение по ситуации | Порядок шагов записан в правилах агента |
| Предупреждение склада | Звонок или сообщение вручную | Черновик с новой ожидаемой датой |
Как выстроить лестницу эскалации
Лестницу эскалации стоит записать один раз и передать агенту обычными словами. Пример порядка, который можно адаптировать под себя:
- напоминание менеджеру поставщика за несколько дней до срока
- повторный запрос с просьбой назвать новую дату, если подтверждения нет
- звонок закупщика и обращение к руководителю поставщика при риске срыва
- уведомление склада и отдела продаж с обновлённой датой и вариантом замены позиции
- решение руководителя о смене поставщика или размещении запасного заказа
Какие поля нужны в таблице заказов
Чтобы агент мог следить за сроками, в таблице или в 1С должны быть данные, на которые можно опереться. Минимальный набор такой:
- номер заказа и название поставщика
- ожидаемая дата поставки и дата, когда поставщик её подтвердил
- ответственный закупщик
- статус: подтверждён, задерживается, получен
- дата последнего контакта с поставщиком
Документы при задержке поставки в белорусской практике
Задержка поставки сама по себе не означает, что накладную, электронную ТТН или электронный счёт-фактуру на портале МНС обязательно нужно исправлять: это зависит от того, что именно изменилось. У документов разные реквизиты и правила заполнения, поэтому даты в них не обязаны совпадать друг с другом. Агент сверяет дату в письме поставщика с датой в учёте, сравнивает УНП контрагента с карточкой и отмечает расхождения. Нужны ли исправления и как их оформить, решают уполномоченные сотрудники по правилам бухгалтерии, а спорные случаи уточняют у бухгалтера.
Какие вопросы по срокам поставки решает снабженец
Агент не звонит поставщику и не решает, менять ли его. Закупщик ведёт переговоры, оценивает, насколько задержка критична для склада, и принимает решение о запасном поставщике. Агент отвечает за напоминания, сводки и подготовку документов, а человек — за отношения и выбор. Сверку дат в 1С агент делает сам, а любое письмо наружу идёт только как черновик на подтверждение.
Что спрашивают закупщики перед запуском
Нужно ли поставщикам что-то подключать у себя?
Нет. Агент работает на стороне вашей компании: читает заказы в 1С или таблице и готовит письма для вашей почты. Поставщик получает обычные сообщения и отвечает как обычно, без новых программ и регистраций.
Как агент узнаёт о новой дате поставки?
Ответ поставщика приходит в почту сотрудника. Агент выделяет из письма новую дату и предлагает обновить заказ в учётной системе, а закупщик подтверждает изменение. Данные в учёте меняются только после этого.
Что делать, если часть заказов ведётся по телефону?
Звонки можно расшифровывать, а договорённости выделять в задачи. Тогда устная новая дата попадёт в список контроля так же, как письменная. Подтверждение остаётся за закупщиком, как и в остальных случаях.
Выберите двух-трёх поставщиков с регулярными заказами и опишите для них лестницу эскалации.