Из чего складывается ручная сверка и где уходит время
Обычно инвентаризация съедает не сам пересчёт, а то, что идёт вокруг него. Люди ходят по складу с ведомостями, потом переписывают цифры в таблицу, потом выясняют, почему они не совпали с учётной системой. Основные статьи затрат времени такие:
- пересчёт по бумажным ведомостям и перенос результата в Excel
- поиск позиций, названных на складе и в учёте по-разному
- разбор расхождений постфактум, когда причина уже забыта
- оформление актов излишков и недостач
- согласование итогов с материально ответственным лицом
Если сократить хотя бы две из этих статей, нагрузка на отдел заметно снизится. Особенно это чувствуется на складах, где инвентаризацию проводят в выходные, а в понедельник нужно сдавать результат бухгалтеру и руководителю.
Подготовка номенклатуры до начала пересчёта
Первое, что стоит сделать за несколько дней до инвентаризации, — выгрузить список позиций из 1С и сверить названия с тем, что реально стоит на стеллажах. Дубликаты карточек, позиции с разными единицами измерения и товары без артикула нужно найти заранее. Агент может просмотреть выгрузку и составить перечень подозрительных строк, а кладовщик подтвердит, что из них действительно проблема. Заодно полезно проверить, что у товаров, пришедших по электронным ТТН, названия в карточках совпадают с названиями в накладных поставщика: именно такие расхождения потом превращаются в излишки и недостачи.
Зоны склада и ответственные за пересчёт
Склад делят на зоны, у каждой зоны есть счётчик и проверяющий. Принцип работы в паре простой: один считает, второй записывает и проверяет. Для каждой зоны заранее готовится список ожидаемых позиций, чтобы на месте было видно, чего не хватает и что оказалось лишним. Такие списки можно получить из учётной системы автоматически. Не забудьте предусмотреть зону для товара, который лежит вне стеллажей: у ворот, на паллетах, в зоне приёмки. Он чаще остальных выпадает из подсчёта.
Сверка остатков по ходу пересчёта, а не после него
Главный источник экономии времени — не откладывать сверку на конец. Как только зона посчитана, данные сразу вносятся в общую таблицу и сопоставляются с остатками в учёте. Если по какой-то позиции расхождение, ответственный пересчитывает её немедленно, пока коробки никто не двигал.
Разбор расхождений по причинам
Не каждое расхождение — потеря. Чаще это ошибка учёта. Разбирать их удобно по типовым причинам:
| Причина расхождения | Как проявляется | Что проверить |
|---|---|---|
| Пересортица | Одной позиции больше, похожей меньше | Соседние карточки с близкими названиями |
| Неоприходованная поставка | Излишек без документа | Накладные последних дней, ЭТТН |
| Неоформленная отгрузка | Недостача при наличии отгрузочных документов у логиста | Реестр отгрузок и накладные |
| Ошибка единицы измерения | Остаток отличается в разы | Карточка товара в 1С |
Оформление итогов и закрепление порядка
После разбора расхождений нужно оформить акты излишков и недостач, согласовать их с материально ответственным и передать бухгалтеру. Правила оформления и списания уточняйте у бухгалтера, они зависят от учётной политики компании и законодательства Республики Беларусь. Полезно записать причины расхождений в отдельный журнал: через несколько инвентаризаций станет видно, какие из них повторяются.
Какую часть работы можно передать агенту
Агент Coagent, подключённый к 1С и таблицам, может подготовить перечень позиций для пересчёта, сопоставить введённые данные с остатками, показать расхождения и набросать черновик пояснений. Акты и списания подтверждает человек, решение остаётся за ним.
Выберите одну складскую зону и проверьте порядок на ней перед полной инвентаризацией.