Чек-лист перед подключением агента на объект
Строительная площадка — это много бумаги и много людей, поэтому агент полезен только тогда, когда исходные данные в порядке. Пройдитесь по списку и отметьте, что уже сделано:
- смета лежит в одном файле или системе, а не в нескольких версиях по почте
- у каждой версии сметы есть дата, автор и отметка об утверждении
- объёмы работ ведутся в журнале или таблице, а не только в разговорах прораба
- шаблоны актов выполненных работ утверждены и не отличаются от объекта к объекту
- заявки на материалы подаются в одном месте и содержат артикул, количество и срок
- определено, кто принимает материалы на объекте и как это фиксируется
- понятно, кто подписывает документы со стороны заказчика и подрядчика
- решено, какие действия агента требуют подтверждения человеком
Сметы: на что смотреть в первую очередь
Смета в Excel или специализированной программе — основа для актов и закупок. Агент сметчика может сравнить две версии сметы и показать, какие позиции изменились, сверить объёмы с ведомостью и выделить строки, где единицы измерения не совпадают. Утверждает смету и отвечает за её правильность сметчик, а агент экономит время на сверке.
Акты выполненных работ: от журнала к черновику
Когда журнал работ ведётся регулярно, агент может подготовить черновик акта: взять объёмы за период, сопоставить их со сметой и обратить внимание на расхождения. Прораб проверяет цифры, добавляет пояснения и передаёт акт на подписание. Отправка акта заказчику выполняется только после подтверждения ответственного сотрудника. Если у заказчика собственные формы, их добавляют в шаблоны один раз.
Снабжение объекта: заявки, поставки, остатки
Типичная проблема — материалы закончились раньше, чем пришла поставка, или привезли не то. Агент снабженца собирает заявки с объектов, сверяет их с остатками и ожидаемыми поставками и готовит запросы поставщикам. Для учёта поступлений нужны накладные и при необходимости электронные счета-фактуры; их оформление остаётся за бухгалтерией. Раскладка по задачам такая:
| Что проверить | Кто отвечает | Что делает агент |
|---|---|---|
| Заявка прораба на материалы | Прораб и снабженец | Проверяет полноту заявки и указанный срок |
| Приёмка на объекте | Кладовщик объекта | Сверяет накладную с заказом, готовит акт расхождения |
| Сроки поставок | Снабженец | Напоминает поставщикам, показывает риск простоя |
| Остатки материалов | Прораб | Сводит данные журнала и склада в одну таблицу |
Белорусская специфика первичных документов
Подрядчик в Беларуси работает с первичными документами: актами, накладными, электронными счетами-фактурами на портале МНС, электронными ТТН при перевозке материалов. Агент сверяет УНП контрагента, номер договора и суммы между актом, накладной и счётом, и показывает расхождения бухгалтеру. Оформление и подписание остаются за ответственными сотрудниками, а правила уточняются у бухгалтера.
Как сохранить согласования с заказчиком
На объекте решения часто принимаются устно: заказчик попросил изменить материал, прораб согласился, а в смете и акте это не отразилось. Через месяц появляется спор. Агент помогает фиксировать такие договорённости: из сообщений и расшифровок звонков выделяет изменения, предлагает оформить их письмом или дополнительным соглашением и ведёт перечень неподтверждённых изменений. Отправка письма заказчику идёт после подтверждения ответственного.
Что остаётся за прорабом, сметчиком и снабженцем
Агент не подписывает акты, не меняет сметы без подтверждения и не отправляет письма поставщикам сам. Он собирает данные, сверяет и готовит черновики. На платформе Coagent такой агент работает в почте, таблицах и 1С компании, а роли и доступы описываются обычными словами. Решение остаётся за теми, кто отвечает за объект.
Пройдите чек-лист по одному объекту и отметьте пункты, которые пока не выполнены.