Чем сводка отличается от отчёта
Отчёты в 1С отвечают на вопрос, что произошло за период, и открываются, когда руководитель сам о них вспомнит. Сводка действует наоборот: она приходит утром сама и показывает только то, что требует внимания сегодня. Поэтому в ней мало цифр и много выводов вроде такого клиента стоит набрать, такую поставку нужно проверить.
Образец ежедневной сводки
Каждый раздел умещается в несколько строк. Возьмите такую структуру и уберите то, что вашему руководителю не нужно:
- Деньги: остатки на счетах и в кассе, поступления и платежи за вчерашний день
- Продажи: отгрузки и выставленные счета за вчера, заказы, ожидающие отгрузки
- Закупки: поставки, ожидаемые в ближайшие дни, и сорванные сроки
- Долги: клиенты с просроченной оплатой и счета поставщиков к оплате
- Склад: позиции с низким остатком и позиции, которые залежались
- Требует решения: вопросы, где нужен ответ руководителя
Как настроить образец под свою компанию
Выберите вопросы руководителя
Спросите руководителя, что он проверяет первым делом утром. Часто это деньги на счетах, отгрузки и просроченная оплата. Остальные разделы добавляйте по одному, иначе сводка вырастет до размера отчёта.
Привяжите разделы к данным 1С
Для каждого раздела определите, из какого документа или регистра берутся данные и кто отвечает за их полноту. Если данные вносятся с опозданием, это нужно знать заранее.
Согласуйте формат и время
Решите, где руководитель читает сводку: в мессенджере, на почте или голосом. Назовите время доставки и правило для выходных дней. После первых запусков уберите разделы, которые никто не читает.
Как агент собирает сводку из 1С
Агент руководителя читает данные из базы через стандартный интерфейс OData и собирает текст по заданному образцу. В платформе вроде Coagent сводку можно получать в Telegram или слушать голосом, а правила подбора данных и права доступа задаются обычными словами. Агент только читает и пересказывает; никаких изменений в базе он не вносит.
Белорусская специфика: валюта, курсы и документы
Для белорусской компании в сводку можно добавить блок с курсами Нацбанка на сегодня, если она работает с импортом или экспортом, и напоминание о неотправленных электронных счетах-фактурах на портале МНС. Суммы в сводке указываются в BYN, а пересчёт иностранной валюты ведётся по правилам, которые задаёт бухгалтер. За выпуск документов отвечает сотрудник, агент лишь напоминает.
Как сделать сводку короткой
Сводку читают за минуту, поэтому её длина — вопрос уважения к времени руководителя. Помогают несколько правил:
- по каждому разделу не больше нескольких строк
- отклонения от обычного уровня выделяются отдельной строкой
- раздел без событий сокращается до одной фразы или не выводится
- подробности даются по запросу: руководитель спрашивает агента, и тот уточняет
Кто проверяет сводку и как её менять
Первое время сводку полезно сверять с привычными отчётами: бухгалтер или финансист подтверждает, что цифры совпали. Если расхождения есть, разбираются причины: период, отбор или нераспознанный документ. Позже достаточно проверять выборочно. Менять состав разделов можно обычной фразой в чате с агентом, программист для этого не нужен.
Как записать правила сводки обычными словами
Правила сводки записываются в описании роли агента, например так: каждое утро собрать денежные остатки, вчерашние отгрузки, просроченную оплату и позиции с низким остатком, выделить отклонения, прислать краткий текст руководителю в мессенджер, ничего не менять в базе и ничего не отправлять наружу. Такая запись понятна и руководителю, и бухгалтеру, а исправить её можно одной фразой.
Если цифры в сводке не сошлись с привычным отчётом, не спешите винить агента. Чаще причина в периоде, отборе или документе, проведённом позже. Попросите агента показать, из какого отчёта или регистра взята строка, и сравните источники. Найденную причину стоит записать в правила, чтобы расхождение не повторялось.
Спросите руководителя, какие три вещи он проверяет утром, и начните сводку именно с них.