Условный пример: сделка, которая тянется несколько месяцев
Допустим, белорусская компания продаёт оборудование для производственных цехов. Покупатель сначала присылает общий запрос, потом уточняет характеристики, потом согласует бюджет у руководства и только затем просит проект договора. Менеджер ведёт одновременно полтора десятка таких сделок, и каждая находится на своём этапе. Пример условный, но знакомый многим отделам продаж.
Из каких этапов состоит такая сделка
Первый контакт и запрос
Клиент пишет в почту или звонит. Менеджер выясняет задачу, бюджет и людей, которые будут принимать решение. Часть сведений остаётся только в голове менеджера.
Коммерческое предложение
Готовится расчёт, согласуется скидка, предложение уходит клиенту. Здесь важно не забыть о повторном контакте, когда клиент замолчал.
Согласования у клиента
Закупки, финансист, технический специалист и директор клиента смотрят предложение по очереди. Менеджер уточняет вопросы каждого и возвращается с ответами.
Договор и спецификация
Юрист клиента вносит правки, коммерческая служба сверяет условия, бухгалтер проверяет реквизиты и УНП. Любое изменение договора подтверждает человек.
Поставка и закрытие
Оформляются накладные, ЭСЧФ или ЭТТН, проверяется оплата. После закрытия сделки полезно записать выводы для следующей.
Где в длинной сделке теряется информация
Основная проблема не в самих продажах, а в памяти. Через несколько недель никто не помнит, что обещали на встрече и кто из специалистов клиента сомневался. Типичные потери выглядят так:
- договорённость по телефону, которая не попала в карточку клиента
- письмо с вопросом от бухгалтера клиента, оставшееся без ответа
- срок действия предложения, о котором забыли
- смена контактного лица у клиента без отметки в CRM
- перенос решения на следующий квартал без даты возврата к вопросу
Что агент делает на каждом этапе, а что остаётся за менеджером
| Этап | Что делает агент | Что остаётся за менеджером |
|---|---|---|
| Запрос | Заносит данные из письма в карточку | Решает, стоит ли вести сделку |
| Предложение | Готовит черновик из шаблона | Согласует цену и отправляет |
| Согласования | Напоминает о паузах и вопросах | Ведёт разговор с людьми клиента |
| Договор | Сверяет реквизиты и пункты с шаблоном | Принимает решение по правкам |
| Закрытие | Собирает итоговую сводку по сделке | Делает выводы и план следующих шагов |
В Coagent агент работает внутри Битрикс24 или amoCRM, почты и календаря, а звонки расшифровываются, и из них выделяются договорённости и задачи. Любое письмо клиенту агент готовит как черновик, который менеджер читает и отправляет сам.
Как держать нить сделки в руках, когда пауза затянулась
Самая опасная фаза длинной сделки — тишина после отправки предложения. Менеджер занят другими клиентами, а клиент ждёт решения у себя. Агент подсказывает, что с последнего контакта прошло много времени, предлагает вспомнить, о чём договорились, и готовит мягкий черновик письма с уточнением. Менеджер правит текст под конкретного человека и решает, отправлять ли его сегодня или позвонить.
Как проверить, что помощь агента действительно работает
Отдел продаж может раз в месяц разбирать две-три сделки и смотреть, где информация потерялась и помог ли агент её сохранить. Если менеджеры продолжают вести заметки в блокнотах, значит, карточки клиентов неудобны или агент заполняет их неточно. Правила работы стоит доработать вместе с теми, кто пользуется ими каждый день.
Выберите одну затянувшуюся сделку и выпишите, какие договорённости по ней существуют только в памяти менеджера.